งานซ่อม ที่เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าจนกลายเป็นกิจกรรมที่ต้องทำอยู่ทุกวัน ถือเป็นสัญญาณเตือนที่ชัดเจนว่าการทำงานกำลังมีปัญหา เพราะโดยหลักการแล้ว งานซ่อม ควรเป็นเพียงการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิด เช่น เครื่องจักรขัดข้องโดยฉับพลัน หรืออุปกรณ์บางชิ้นเกิดการชำรุดจากการใช้งานผิดปกติ งานซ่อมจึงไม่ควรถูกมองว่าเป็นงานประจำหรือเป็นกิจวัตรที่ต้องมีในทุกวัน
ลองจินตนาการว่าเรากำลังดูแลเครื่องจักรในโรงงานที่ทุกวันต้องมีใครสักคนเข้าไปซ่อมแซมบางจุดเหมือนเดิมซ้ำไปซ้ำมา นั่นอาจไม่ได้สะท้อนถึงความขยันของทีมซ่อมเพียงเท่านั้น แต่อาจบ่งบอกถึงระบบที่ล้มเหลว และหากปล่อยไว้นาน ความเสียหายจะทวีคูณ ทั้งในแง่ของต้นทุน เวลา และภาพลักษณ์ขององค์กรโดยรวม
ในระบบองค์กร แบ่งงานซ่อมออกได้หลายประเภทหลัก ๆ ได้แก่:
- Reactive Maintenance (ซ่อมเมื่อเสีย): รอให้เครื่องเสียก่อนจึงซ่อม เป็นรูปแบบที่พบได้บ่อยในองค์กรที่ไม่มีแผนบำรุงรักษา
- Preventive Maintenance (บำรุงรักษาเชิงป้องกัน): ซ่อมก่อนที่เครื่องจะเสีย โดยอิงตามรอบเวลา
- Predictive Maintenance (บำรุงรักษาเชิงพยากรณ์): ใช้เทคโนโลยีตรวจจับสัญญาณผิดปกติเพื่อคาดการณ์ล่วงหน้า
แต่หากองค์กรใดที่ต้องทำ Reactive Maintenance ซ้ำ ๆ ทุกวัน จนกลายเป็นงานประจำ นั่นคือสัญญาณเตือนที่ต้องรีบแก้ไข
เหตุผลที่ งานซ่อม ไม่ควรกลายเป็นงานประจำ
เมื่อองค์กรต้องซ่อมเครื่องจักรหรืออุปกรณ์เดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า แน่นอนว่างบประมาณจะรั่วไหลโดยไม่จำเป็น ค่าแรง ค่าชิ้นส่วน ค่าใช้จ่ายแฝง เช่น การหยุดการผลิต ล้วนเป็นต้นทุนที่สะสมขึ้นมาอย่างมหาศาลโดยที่อาจไม่ทันรู้ตัว
ลองนึกภาพง่าย ๆ หากต้องจ่ายค่าซ่อมวันละ 5,000 บาท เป็นเวลา 30 วัน เท่ากับเสียเงินไปเดือนละ 150,000 บาท ทั้งที่เงินจำนวนนี้สามารถนำไปลงทุนในระบบป้องกันหรือนวัตกรรมที่ยั่งยืนมากกว่า
ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการดำเนินงาน
งานซ่อมที่กลายเป็นงานประจำ มักจะมาพร้อมกับการหยุดชะงักของกระบวนการผลิต ความล่าช้าในการส่งมอบสินค้า หรือแม้แต่ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย การมีเครื่องจักรที่พังบ่อยหมายความว่าไม่สามารถวางแผนการทำงานได้อย่างมั่นใจ ผลกระทบเหล่านี้สะท้อนโดยตรงต่อผลประกอบการและชื่อเสียงขององค์กรในระยะยาว
หากปล่อยให้เป็นเช่นนี้ต่อไป โอกาสทางธุรกิจอาจหดหายไปโดยไม่รู้ตัว และอาจบั่นทอนกำลังใจของพนักงาน เมื่อพนักงานรู้สึกว่าตนเองกำลังทำงานที่ “ไม่จบไม่สิ้น” และ “ไม่เห็นทางออก” ความเหนื่อยล้าทางจิตใจจะตามมา สุดท้ายอาจส่งผลถึงอัตราการลาออกที่สูงขึ้น และองค์กรก็ต้องเริ่มต้นวงจรใหม่ของการฝึกอบรมคนใหม่อีกครั้ง
ความแตกต่างระหว่าง งานซ่อม แบบเฉพาะกิจกับงานซ่อมที่กลายเป็นงานประจำ
งานซ่อมเฉพาะกิจ (Ad-hoc Maintenance) คือการซ่อมที่เกิดขึ้นในกรณีจำเป็นเฉพาะหน้า เช่น เครื่องจักรพังจากอุบัติเหตุหรือมีเหตุการณ์ไม่คาดคิด งานซ่อมประเภทนี้มักเกิดไม่บ่อย และสามารถวางแผนจัดการได้เป็นครั้งคราว แต่สิ่งสำคัญคือ “ความถี่” ไม่ควรเกิดขึ้นทุกวันหรือทุกสัปดาห์อย่างต่อเนื่อง
ถ้าองค์กรใดมีงานซ่อมลักษณะเดิม ๆ เกิดขึ้นบ่อย ๆ จนกลายเป็นรูปแบบประจำวัน นั่นคือสัญญาณที่ต้องพิจารณาอย่างเร่งด่วน เพราะหมายความว่าระบบการจัดการและการบำรุงรักษาไม่ตอบโจทย์ อาจถึงเวลาที่ต้องปรับเปลี่ยนแนวคิดและนำเครื่องมือใหม่ ๆ เข้ามาช่วยเหลือ
งานซ่อมที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ มักเป็นผลจากสาเหตุเดิมที่ไม่ถูกแก้ไขที่ต้นตอ เช่น การใช้วัสดุคุณภาพต่ำ ระบบที่ไม่ได้ออกแบบให้รองรับการทำงานหนัก หรือการละเลยแผนการตรวจสอบตามรอบเวลา
สาเหตุหลักๆ ที่ส่งผลให้งานซ่อมอาจกลายเป็นงานประจำที่ต้องแก้ไขอยู่บ่อยๆ
การขาดการบำรุงรักษา การไม่มีแผนบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (Preventive Maintenance หรือ PM) ถือเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้งานซ่อมกลายเป็นกิจวัตร หลายองค์กรยังยึดแนวทาง “รอให้เสียก่อนค่อยซ่อม” ซึ่งไม่เพียงทำให้เกิดความเสียหายมากกว่าเดิม แต่ยังเพิ่มภาระงานโดยไม่จำเป็น
การบำรุงรักษาเชิงป้องกันนั้น เปรียบเสมือนการ “ตรวจสุขภาพประจำปี” หากตรวจเจอตั้งแต่เริ่มต้น ก็สามารถรักษาได้ก่อนที่โรคจะลุกลามหนัก เช่นเดียวกันกับเครื่องจักรหรือระบบต่าง ๆ หากได้รับการตรวจสอบและเปลี่ยนชิ้นส่วนที่ใกล้หมดอายุอย่างเหมาะสม ก็จะลดโอกาสในการเสียหายแบบฉับพลันได้อย่างมาก หลายองค์กรที่ขาด PM มักมีลักษณะงานซ่อมซ้ำเดิมอยู่เสมอ เช่น แบริ่งที่ไหม้ สายไฟที่ชำรุด หรือปั๊มน้ำที่หยุดทำงาน ทั้งหมดนี้คือผลลัพธ์ที่ไม่ได้วางแผนการดูแลอย่างเหมาะสม
แนวคิดแบบ “ซ่อมไปก่อน” หรือ “เสียก็แค่เรื่องเล็ก” จะทำให้เกิดการสะสมของปัญหาเล็ก ๆ จนกลายเป็นปัญหาใหญ่ที่แก้ไม่ตก และสุดท้ายก็นำไปสู่งานซ่อมที่วนเวียนไม่รู้จบ
แนวทางป้องกันไม่ให้งานซ่อมกลายเป็นงานประจำ
การนำระบบ CMMS มาใช้ หนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการกับงานบำรุงรักษาได้อย่างมีระบบ โดยจะช่วยบันทึกข้อมูลทั้งหมดของเครื่องจักร เช่น วันติดตั้ง ประวัติการซ่อม ตารางบำรุงรักษา และอะไหล่ที่เคยใช้ ทำให้สามารถวิเคราะห์แนวโน้มปัญหาได้อย่างแม่นยำ ช่วยจัดตารางงานซ่อมอย่างมีประสิทธิภาพ เช่นระบบซ่อมบำรุงจาก Factorium CMMS ที่ฟีเจอร์ครบครัน รองรับทั้งงานซ่อมและ PM
- วางแผนงาน PM + แจ้งเตือนอัตโนมัติ
สามารถสร้างแผน PM ลงปฏิทินเพื่อแจ้งเตือนอัตโนมัติ ส่งต่อไปยังช่างที่รับผิดชอบ - แจ้งซ่อมผ่านมือถือ
สแกน QR Code แจ้งซ่อมพร้อมรูป/วิดีโอ ลดขั้นตอนกระดาษ ส่งตรงถึงทีมช่างทันที - บันทึกผลหน้างานและแนบไฟล์ได้
ช่างสามารถบันทึกผลการซ่อม/PM แนบภาพประกอบ ส่งข้อมูลให้หัวหน้าตรวจสอบทันทีบนมือถือ - จัดการอะไหล่และสต๊อก
เบิกอะไหล่ผ่านระบบ แสดงยอดคงเหลือ แจ้งเตือนเมื่อใกล้หมด
การป้องกันไม่ให้งานซ่อมกลายเป็นเรื่องประจำ ต้องอาศัยทั้งการ วางแผน PM อย่างเป็นระบบและการใช้ เครื่องมือช่วยจัดการ อย่าง Factorium CMMS เสริมประสิทธิภาพในการวางแผน แจ้งซ่อม การติดตาม และวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อให้ระบบบำรุงรักษาเป็นงานที่ “ป้องกันล่วงหน้า” ไม่ใช่ “แก้ปัญหาซ้ำแล้วซ้ำเล่า” หากองค์กรของพี่ๆ ยังเจอกับงานซ่อมแบบเร่งด่วนทุกวัน ลองพิจารณาวิธีเหล่านี้ร่วมกับการนำ Factorium CMMS มาใช้ รับรองว่าจะเห็นความเปลี่ยนแปลง และช่วยลดภาระงานซ่อมลงได้อย่างชัดเจนค่ะ
ทดลองใช้งานได้ทันที เพียงแค่ “คลิก ” โดยสามารถใช้งานได้ผ่านทาง IOS และ Android ค่ะ ระบบซ่อมบำรุงออนไลน์ของไทย ใครไม่ใช้ถือว่า Out! เพราะแจ้งซ่อมออนไลน์ได้ทันที
Website: https://factorium.tech/
Facebook: https://www.facebook.com/factorium.tech
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCAHWs01GOZJ2_8gehIsdGpw
