ลดการใช้ กระดาษ หรือ Paperless กลายเป็นแนวคิดที่ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลาย ไม่เพียงแต่จะช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานด้วย เพราะในที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในการทำงาน
การแจ้งซ่อมออนไลน์กลายเป็นเครื่องมือที่ได้รับความนิยมมากขึ้นในหลายๆ องค์กร โดยเฉพาะในโรงงานอุตสาหกรรม การแจ้งซ่อมผ่านระบบออนไลน์หรือ CMMS (Computerized Maintenance Management System) นั้นมีข้อดีหลายประการ ซึ่งทำให้การทำงานรวดเร็วกว่าการแจ้งซ่อมผ่านกระดาษ
ปัญหา? ในการบริหารจัดการระบบเอกสารในโรงงานอุตสาหกรรม คืออะไร?
การบริหารจัดการเอกสารเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม การจัดการเอกสารในโรงงานอุตสาหกรรมมักพบปัญหาหลายประการ ซึ่งส่งผลต่อการดำเนินงานและประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม ดังนี้
1. ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร
การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษมักทำให้เกิดปัญหาเรื่องพื้นที่และความเป็นระเบียบ โรงงานอุตสาหกรรมที่มีเอกสารจำนวนมากต้องการพื้นที่จัดเก็บที่มากขึ้นและการจัดการที่เป็นระบบ หากการจัดเก็บเอกสารไม่ดี อาจทำให้การค้นหาเอกสารที่ต้องการเป็นเรื่องยากและเสียเวลา
2. การค้นหาเอกสารที่ล่าช้า
การค้นหาเอกสารในรูปแบบกระดาษมักใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเอกสารถูกจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ หรือถูกเก็บไว้ในสถานที่ต่างๆ การค้นหาเอกสารที่ต้องการอาจใช้เวลามากและส่งผลกระทบต่อกระบวนการทำงาน
3. ความเสี่ยงจากการสูญหายหรือเสียหาย
เอกสารในรูปแบบกระดาษมีความเสี่ยงที่จะสูญหายหรือเสียหายจากสาเหตุต่างๆ เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม หรือการเสื่อมสภาพตามเวลา การสูญหายหรือเสียหายของเอกสารสำคัญอาจทำให้ข้อมูลสูญหายและส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของโรงงาน
4. ข้อผิดพลาดในการสื่อสาร
การใช้เอกสารกระดาษในการสื่อสารมักมีความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากการเขียนหรือการอ่านข้อมูลที่ไม่ชัดเจน ส่งผลให้การสื่อสารภายในโรงงานไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง และอาจนำไปสู่ปัญหาในการดำเนินงาน
5. ค่าใช้จ่ายที่สูงในการจัดการเอกสาร
การจัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษมักมีค่าใช้จ่ายสูง ไม่ว่าจะเป็นค่ากระดาษ ค่าเครื่องพิมพ์ ค่าเก็บรักษาเอกสาร และค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสารที่สูญหายหรือเสียหาย การลดการใช้กระดาษและการนำเทคโนโลยีมาช่วยในการจัดการเอกสารสามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้
6. ความล่าช้าในการอนุมัติเอกสาร
กระบวนการอนุมัติเอกสารในรูปแบบกระดาษมักใช้เวลานาน เนื่องจากต้องรอการเซ็นชื่อและการส่งเอกสารระหว่างบุคคลต่างๆ การใช้เอกสารดิจิทัลและลายเซ็นดิจิทัลสามารถช่วยลดเวลาที่ใช้ในการอนุมัติเอกสารและเพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน
หากแจ้งซ่อมแจ้งซ่อมได้ช้า เครื่องจักรก็พังไว
การใช้กระดาษในการแจ้งซ่อมเครื่องจักรจำเป็นต้องกรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์ม และจากนั้นต้องส่งเอกสารเหล่านั้นไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้อง การทำเช่นนี้ใช้เวลานานและทำให้เกิดความล่าช้าในการเริ่มต้นกระบวนการซ่อมบำรุง การใช้ระบบซ่อมบำรุงออนไลน์ช่วยให้การแจ้งซ่อมเครื่องจักรเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ผู้ใช้สามารถกรอกข้อมูลและส่งคำขอซ่อมผ่านระบบออนไลน์ได้ทันที ซึ่งช่วยลดระยะเวลาในการดำเนินการซ่อม สามารถติดตามสถานะของคำขอซ่อมและวิเคราะห์ข้อมูลการซ่อมบำรุงเพื่อปรับปรุงกระบวนการในอนาคตได้
ระบบซ่อมบำรุงออนไลน์จาก Factorium CMMS มีฟีเจอร์ที่สำคัญคือการแจ้งเตือนแบบ Real-time ทันทีที่ถึงเวลาต้องซ่อมบำรุงเครื่องจักร ซึ่งช่วยให้ทีมซ่อมบำรุงสามารถรับรู้และดำเนินการตามแผนการบำรุงรักษาได้อย่างทันท่วงที
การแจ้งเตือนแบบนี้ช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดปัญหาใหญ่จากการไม่บำรุงรักษาเครื่องจักรตามกำหนดเวลา และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการงานซ่อมบำรุงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
นอกจากการทำงานที่รวดเร็วขึ้นแล้ว หลายอุตสาหกรรมหันมาให้ความสำคัญกับการลดการใช้ กระดาษ ด้วยเหตุผลดังนี้
- การลดต้นทุน: การใช้กระดาษมักมีค่าใช้จ่ายสูง เช่น ค่าพิมพ์ ค่าจัดเก็บ และค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสาร ซึ่งการใช้ระบบดิจิทัลช่วยลดต้นทุนเหล่านี้ได้
- การเพิ่มประสิทธิภาพ: ระบบดิจิทัลช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลและเอกสารได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น ลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาและจัดการเอกสาร
- การรักษาสิ่งแวดล้อม: การลดการใช้กระดาษช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม เช่น การลดการตัดต้นไม้และการลดขยะที่เกิดจากเอกสารกระดาษ
- การป้องกันการสูญหาย: เอกสารกระดาษมีความเสี่ยงในการสูญหายหรือเสียหายได้ง่าย การใช้ระบบดิจิทัลช่วยให้ข้อมูลมีความปลอดภัยมากขึ้นและสามารถสำรองข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่เพียงแต่ช่วยในการปรับปรุงกระบวนการทำงานภายในองค์กร แต่ยังช่วยให้องค์กรมีความยั่งยืนและสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
การจัดเก็บข้อมูลไว้บน Cloud ยังช่วยให้โรงงานอุตสาหกรรมสามารถเรียกดูเพื่อนำข้อมูลมาวิเคราะห์ได้ง่ายและไวกว่าการใช้ กระดาษ เพราะ?
การใช้กระดาษมักมีค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งการใช้ระบบดิจิทัลช่วยลดต้นทุนเหล่านี้ได้ ซึ่งข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยบน Cloud ช่วยป้องกันการสูญหายหรือการถูกโจมตีจากภัยคุกคามบนโลกไซเบอร์ หรือการสูญหายระหว่างทางของข้อมูลได้อย่าง 100%
นอกจากนี้ Factorium CMMS ยังช่วยให้ข้อมูลของคุณยังคงสถานะความถูกต้องไว้ได้เป็นอย่างดี ด้วยฟีเจอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรักษาความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูล ซึ่งรวมถึงฟีเจอร์ต่างๆที่จะช่วยให้ข้อมูลที่บันทึกมีความแม่นยำและตรงตามความต้องการ พร้อมตรวจสอบได้ทุก Work Flow การทำงานของช่าง ช่วยลด Human Errror หรือการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบนเอกสารได้เป็นอย่างดี
เพราะ.. ข้อมูลในโรงงานอุตสาหกรรมเป็นทรัพยากรที่มีค่าและมีความสำคัญต่อการตัดสินใจในกระบวนการผลิต การจัดเก็บและการจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้สามารถติดตามการดำเนินงาน ประเมินผล และวางแผนการปรับปรุงกระบวนการผลิตได้ดีขึ้น ข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยยังช่วยให้สามารถตรวจสอบปัญหาได้อย่างรวดเร็ว
องค์กรชั้นนำของประเทศไทยไว้วางใจให้ Factorium CMMS เป็นส่วนหนึ่งของการทำ PM จากลูกค้าของเรา ดังต่อไปนี้
- บริษัท อุตสาหกรรมตราอูฐ จำกัด: ผู้ผลิตและจำหน่ายผลิตภัณฑ์ตราอูฐที่ได้รับความนิยมและไว้วางใจจากผู้บริโภคทั่วประเทศ
- ซีพีเอฟ (ประเทศไทย) : ผู้นำในอุตสาหกรรมอาหารและการเกษตรที่มีเครือข่ายการผลิตและการจัดจำหน่ายทั่วโลก
- บริษัท เซ็นทรัล เมทัลส์ (ประเทศไทย) จำกัด: บริษัทที่มีความเชี่ยวชาญในด้านการผลิตและจำหน่ายผลิตภัณฑ์เหล็ก
- บริษัท ทวีวงษ์ โลจิสติกส์ จำกัด: ธุรกิจให้บริการด้านห้องเย็นและขนส่ง
- บริษัท คอมแพ็ค อินเตอร์เนชั่นแนล (1994) จำกัด: บริษัทผลิตและจำหน่ายชิ้นส่วนอุปกรณ์ยานยนต์
และนี่คือความเชื่อมั่นในประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือของระบบ ที่ช่วยให้การบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
หลายองค์กรต่างก็เปลี่ยนแล้ว คุณพร้อมที่จะเปลี่ยนวงการอุตสาหกรรม ในแบบฉบับของคุณแล้วหรือยัง?
การทำงาน PM สิ่งที่สำคัญที่สุดคือคุณภาพของงาน เราตั้งใจทำงานซ่อมบำรุง เพื่อลดการ Breakdown ของเครื่องจักร
ทั้งนี้การทำงานแบบเดิมก่อนที่จะใช้ Factorium CMMS นั้น เรามีการคอนโทรล แต่เป็นการคอนโทรลที่ไม่ได้ Fix ซึ่งหลังจากที่ได้ใช้ Factorium จึงได้มีการกำหนดวันปิด PM ตามรอบ และสามารถรู้ได้ว่าสิ่งที่ทำไม่ได้ หรือสิ่งที่มีผลกระทบต่องาน PM คืออะไรบ้าง
โดยอีกเรื่องที่เห็นได้อย่างชัดเจนคือเรื่องของแดชบอร์ด เราสามารถรู้ได้ทันว่าผลงานปัจจุบันของทีมเราเป็นอย่างไร ทั้งในเรื่องของการทำ PM ในเรื่องของการซ่อม กล่าวโดย บริษัท อีเลคโทรลักซ์ ประเทศไทย จำกัด สาขา 00065
หากพูดถึงความเปลี่ยนแปลงหลังจากใช้งาน Factorium CMMS นั้น การทำงานก่อนหน้านี้ข้อมูลส่วนใหญ่ยังเป็นการทำผ่าน Exel สามารถแก้ไขได้ง่าย ทำให้ไม่อาจแน่ใจได้ว่าข้อมูลที่ได้มานั้น มีความถูกต้อง 100% หรือไม่
สิ่งที่ผู้บริหารอย่างผมเห็นได้ชัดที่สุดเลยก็คือ ความชอบของช่าง และความตระหนักรู้ในการทำงานที่มากขึ้น “ไม่สั่งงานผ่านระบบ ไม่ยอมทำงาน” ผู้บริหารบีสไพพ์ฟิตติ้ง อินดัสตรี จำกัด กล่าวแซวทีมช่างด้วยใบหน้ายิ้มแย้ม
Factorium CMMS ตัวจริงเรื่องงานซ่อมบำรุง
นอกจากนี้ Factorium CMMS ทำงานร่วมกับโรงงานอุตสาหกรรมไทยนับร้อยบริษัท ช่วยกันพัฒนาระบบ จนเราเป็นเราในทุกวันนี้ ไม่ใช่แค่เราที่ได้เห็นหลายบริษัทเติบโต แต่เราก็เองก็เติบโตไปพร้อมๆกับทุกบริษัทเช่นกัน เพราะ วิศวกรส่วนใหญ่ให้ความไว้วางใจต่อ Factorium CMMS ให้เป็น “เพื่อนคู่คิดในการวางแผนงานซ่อมบำรุง” เราไม่เพียงแค่เป็นระบบที่ตอบโจทย์เท่านั้น แต่เรายังร่วมพัฒนาระบบร่วมกับวิศวกรกว่า 300+ คน เพื่อสร้างระบบซ่อมบำรุงออนไลน์ให้ออกมาให้ตอบโจทย์ และใช้งานง่ายที่สุด ไม่ว่าเพศไหน อายุเท่าไหร่ ก็สามารถใช้งานระบบได้
การได้เป็นหนึ่งตัวช่วยสำคัญที่ทำให้ลูกค้าของเราสามารถวางแผนและทำงานด้าน Preventive Maintenance ได้ง่ายขึ้น ดีขึ้น 100% เครื่องจักรทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ ลด Downtime ของเครื่องจักร ช่วยให้ทีมซ่อมบำรุงทำงานได้ง่าย Happy มากขึ้น กดเพื่อทดลองใช้งานฟรี! 3 เดือนได้เลยค่ะ
Website: https://factorium.tech/
Facebook: https://www.facebook.com/factorium.tech
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCAHWs01GOZJ2_8gehIsdGpw
